Agendar Visitas

Cuando un cliente muestra interés en visitar una propiedad, el bot puede ofrecerle horarios disponibles y confirmar la cita automáticamente, sin necesidad de intervención humana. Todo se sincroniza con Google Calendar.

Cómo funciona el flujo

Qué información se incluye en la cita

Cuando se crea el evento en Google Calendar, incluye:

• Título: "Visita - [Nombre del cliente]"
• Descripción:
  • Método de contacto: WhatsApp
  • Nombre y teléfono del cliente
  • Propiedad de interés (si se identificó durante la conversación)
  • Nombre de la organización
• Duración: Según la configuración del agente (por defecto 60 minutos)
• Zona horaria: America/Costa_Rica
• Asistentes: El agente recibe la invitación en su calendario

Requisitos previos

Para que el agendamiento de visitas funcione completamente, se necesita:

1. Un agente asignado a la conversación

La conversación debe tener un agente asignado. El bot consulta la disponibilidad de ese agente específico. Si no hay agente asignado, el bot escalará la conversación en lugar de intentar agendar.

Vea Asignaciones para más información sobre la asignación de agentes.

2. Google Calendar conectado (recomendado)

Para que el bot tenga acceso a la disponibilidad real del agente, el agente debe conectar su cuenta de Google Calendar en los ajustes de su perfil. Esto permite:

• Ver los bloques ocupados reales del agente
• Crear eventos directamente en su calendario
• Evitar conflictos con reuniones existentes

3. Horario laboral configurado

Cada agente puede configurar su horario laboral en Trochai. El bot solo ofrece horarios dentro de estos rangos. Si no se ha configurado, se usan los valores por defecto:

4. Duración y descanso entre visitas

Cada agente puede configurar:

• Duración de la visita: Cuánto tiempo se reserva para cada visita (por defecto: 60 minutos)
• Tiempo de descanso: Tiempo entre visitas para traslados (por defecto: 30 minutos)

Por ejemplo, con duración de 60 minutos y descanso de 30 minutos, el bot ofrecerá horarios con separación de 90 minutos.

Qué pasa si no hay horarios disponibles

Si el bot no encuentra horarios disponibles en los próximos 7 días (por ejemplo, el calendario del agente está lleno), automáticamente:

1. Escala la conversación a un agente humano
2. Incluye la razón: "Lead de alta intención: schedule_visit (sin horarios disponibles)"
3. El agente humano puede coordinar la visita manualmente

Qué pasa si no hay Google Calendar conectado

Si el agente no ha conectado Google Calendar:

• El bot calcula la disponibilidad basándose únicamente en el horario laboral configurado y las visitas existentes en Trochai
• La visita se registra en Trochai pero no se crea un evento en Google Calendar
• El agente deberá revisar sus visitas pendientes en Trochai

Seguimiento de visitas

Las visitas agendadas por el bot se pueden consultar y gestionar desde la página de Eventos, accesible desde la barra lateral. Ahí puede:

• Filtrar visitas por pestañas: próximas, pasadas o todas
• Filtrar por estado usando el selector desplegable
• Editar una visita: cambiar la fecha, hora, duración o agregar notas
• Marcar como completada o no asistió directamente desde la tabla
• Cancelar una visita con diálogo de confirmación

La conversación se etiqueta automáticamente como "visita agendada" para fácil seguimiento desde la bandeja de entrada.

Los estados posibles de una visita son: pendiente, confirmada, completada, cancelada o no asistió.

Limitaciones

• El bot ofrece un máximo de 3 horarios por solicitud (límite de botones de WhatsApp)
• Los horarios se ofrecen dentro de los próximos 7 días
• Los títulos de los botones tienen un máximo de 20 caracteres (formato: "Lun 3 Mar 10:00")
• Si el cliente no selecciona un horario, la solicitud expira y el cliente debe pedir una nueva visita

Siguientes pasos

• Escalamiento -- Qué pasa cuando el bot no puede agendar
• Asignaciones -- Cómo asignar agentes a conversaciones
• Configuración del bot -- Ajustes generales del bot