Contactos
Gestione los contactos de su agencia: perfiles creados automáticamente desde WhatsApp, lista de contactos y búsqueda.
Contactos
Trochai crea y gestiona automáticamente los contactos de su agencia a partir de las conversaciones de WhatsApp. Cada persona que escribe a su número de WhatsApp se convierte en un contacto con perfil propio, historial de conversaciones y estado dentro del embudo de ventas.
Cómo se crean los contactos
Los contactos en Trochai se crean automáticamente cuando una persona envía un mensaje a su número de WhatsApp por primera vez. No es necesario agregar contactos manualmente.
El proceso es el siguiente:
- Un cliente potencial envía un mensaje a su número de WhatsApp Business.
- Trochai recibe el mensaje a través de la integración con la API de Meta.
- Se crea el contacto automáticamente con los datos disponibles: número de teléfono, nombre de perfil de WhatsApp e identificador único.
- Se abre una conversación vinculada a ese contacto en su bandeja de entrada.
El nombre que aparece inicialmente es el nombre de perfil de WhatsApp del cliente. Usted puede editarlo en cualquier momento desde el panel de detalles de la conversación.
Datos del contacto
Cada contacto almacena la siguiente información:
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre del contacto (tomado de WhatsApp o editado manualmente) | María López |
| Teléfono | Número de WhatsApp del contacto | +506 8888-1234 |
| Estado | Etapa del contacto en el embudo de ventas | Nuevo, Calificado, Visita programada |
| Origen | De dónde provino el contacto | whatsapp, propiedad, web |
| Propiedad de origen | La propiedad por la cual el contacto hizo la consulta inicial | Apartamento en Escazú |
| Agente asignado | El agente responsable de atender a este contacto | Juan Pérez |
| Etiquetas | Etiquetas para clasificar al contacto | Comprador, Inversor, Urgente |
| Fecha de creación | Cuándo el contacto se registró por primera vez | 15 de enero, 2026 |
Las notas sobre un contacto se gestionan a través de las notas internas de cada conversación. Estas notas son visibles para todo el equipo y se muestran agrupadas en el panel de detalles del contacto. Consulte Detalles del Contacto para más información.
Estados del contacto
Los contactos pasan por un embudo de ventas con las siguientes etapas:
| Estado | Significado | Color |
|---|---|---|
| Nuevo | El contacto acaba de llegar. No ha sido calificado. | Azul |
| Calificado | Se ha evaluado y el contacto tiene potencial real de compra o alquiler. | Amarillo |
| Visita programada | Se ha agendado una visita a una propiedad. | Naranja |
| Cerrado - Ganado | El contacto completó una transacción (compra o alquiler). | Verde |
| Cerrado - Perdido | El contacto no avanzó en el proceso (no interesado, eligió otra agencia, etc.). | Rojo |
Los estados del contacto se reflejan en la sección de Analíticas como un embudo de leads, donde puede ver las tasas de conversión entre cada etapa.
Contacto único por número
Trochai garantiza que cada número de WhatsApp tenga un solo contacto por organización. Si un cliente que ya existe le escribe nuevamente, el mensaje se asocia a su contacto existente y se reabre o continúa su conversación.
Esto significa que:
- No se crean contactos duplicados para el mismo número.
- El historial completo de conversaciones se mantiene vinculado al mismo contacto.
- Si un contacto cambia su nombre de perfil en WhatsApp, el nombre no se sobreescribe automáticamente si usted ya lo editó.
Relación entre contactos y conversaciones
Cada contacto puede tener una o más conversaciones asociadas. La relación funciona así:
- Un contacto puede tener una conversación por cada canal de WhatsApp de su organización.
- Si su agencia tiene múltiples números de WhatsApp (por ejemplo, uno para ventas y otro para alquileres), un mismo contacto puede tener una conversación en cada canal.
- Las conversaciones contienen los mensajes intercambiados, mientras que el contacto almacena la información del perfil del cliente.
Origen del contacto
El campo Origen le indica cómo llegó el contacto a su agencia:
- whatsapp — El contacto escribió directamente al número de WhatsApp.
- propiedad — El contacto llegó a través de la página pública de una propiedad específica (por ejemplo,
/p/apartamento-escazu). - Otros orígenes pueden aparecer según las integraciones que utilice.
Cuando un contacto proviene de una propiedad específica, Trochai guarda la referencia a esa propiedad. Esto le permite saber exactamente qué propiedad generó el interés del cliente.
Permisos y visibilidad
La visibilidad de los contactos depende del rol del usuario:
| Rol | Permisos |
|---|---|
| Administrador | Ve todos los contactos de la organización. |
| Agente | Ve contactos asignados a él o contactos sin asignar. |
| Visualizador | Acceso de solo lectura según la configuración. |
Los agentes no pueden ver los contactos asignados a otros agentes. Solo los administradores tienen visibilidad completa de todos los contactos.
Próximos pasos
- Detalles del Contacto — Aprenda a ver y editar la información de un contacto.
- Gestión de Contactos — Busque contactos, revise su actividad y gestione el embudo de leads.
- Conversaciones — Entienda cómo funcionan las conversaciones en la bandeja de entrada.