Gestión de Contactos
Busque contactos, revise la actividad, gestione el embudo de leads y entienda la relación entre contactos y consultas de propiedades.
Gestión de Contactos
Trochai le ofrece herramientas para buscar, filtrar y gestionar sus contactos de manera eficiente. En esta sección encontrará cómo aprovechar al máximo la información de sus contactos para mejorar su proceso de ventas.
Buscar y filtrar contactos
La bandeja de entrada le permite encontrar contactos rápidamente combinando búsqueda y filtros.
Búsqueda por texto
En la parte superior de la lista de conversaciones, el campo de búsqueda le permite encontrar contactos por:
- Nombre del contacto — Busque por nombre completo o parcial.
- Número de teléfono — Busque por número completo o los últimos dígitos.
La búsqueda funciona en tiempo real: los resultados se actualizan mientras escribe.
Filtros disponibles
Además de la búsqueda por texto, puede aplicar filtros para ver subconjuntos específicos de conversaciones:
| Filtro | Opciones | Descripción |
|---|---|---|
| Estado | Todas, Abiertas, En progreso, Cerradas | Filtra conversaciones según su estado actual. |
| Etiquetas | Todas las etiquetas de la organización | Muestra solo conversaciones que tengan una etiqueta específica. |
| Canal | Todos los números de WhatsApp | Filtra por el canal de WhatsApp (útil si tiene múltiples números). |
| Atención humana | Activado/Desactivado | Muestra solo las conversaciones donde el bot solicitó intervención humana. |
Abra los filtros
Los filtros están disponibles como selectores debajo del campo de búsqueda en la lista de conversaciones.
Combine filtros
Puede combinar múltiples filtros al mismo tiempo. Por ejemplo: buscar "López" + estado "Abierta" + etiqueta "Comprador" para encontrar a todos los contactos con apellido López que tienen una conversación abierta y la etiqueta de comprador.
Restablezca filtros
Para ver todas las conversaciones nuevamente, cambie cada filtro a su opción "Todas" o borre el texto de búsqueda.
Filtro de atención humana
Cuando el bot de IA escala una conversación porque necesita intervención humana, un botón especial aparece en la parte superior de la lista de conversaciones:
- Muestra un icono de mano y el texto "Atención humana" con un contador de conversaciones pendientes.
- Al hacer clic, filtra la lista para mostrar solo las conversaciones que requieren su atención.
- Haga clic de nuevo para desactivar el filtro.
Este filtro es especialmente útil al inicio de la jornada para priorizar las conversaciones más urgentes.
Embudo de leads
Los contactos en Trochai forman parte de un embudo de ventas que le permite hacer seguimiento del progreso de sus leads. El embudo tiene cinco etapas:
1. Nuevo
Todo contacto comienza en esta etapa. Representa a una persona que hizo su primer contacto pero aún no ha sido evaluada.
Acción recomendada: Revise el mensaje inicial y califique al contacto según su potencial.
2. Calificado
El contacto ha sido evaluado y muestra interés real en una propiedad. Tiene el presupuesto y los requisitos son claros.
Acción recomendada: Comparta opciones de propiedades que coincidan con sus necesidades.
3. Visita programada
Se ha coordinado una visita a una o más propiedades con el contacto.
Acción recomendada: Confirme la cita y prepare la información de la propiedad. Si utiliza la integración con Google Calendar, la visita se sincroniza automáticamente.
4. Cerrado - Ganado
El contacto completó una transacción exitosa: firmó un contrato de alquiler o realizó una compra.
Acción recomendada: Cierre la conversación y registre el resultado en sus notas internas.
5. Cerrado - Perdido
El contacto no avanzó en el proceso. Posibles razones: no estaba interesado, eligió otra agencia, cambió de planes, etc.
Acción recomendada: Registre el motivo de pérdida en las notas internas para futuras referencias.
El progreso de sus leads a través del embudo se visualiza en la sección de Analíticas. Ahí puede ver cuántos contactos tiene en cada etapa, las tasas de conversión y las fuentes más efectivas de captación de leads.
Relación entre contactos y propiedades
Trochai conecta automáticamente a los contactos con las propiedades que les interesan:
Propiedad de origen
Cuando un contacto llega a través de la página pública de una propiedad (por ejemplo, al hacer clic en "Contactar agente" en la página /p/apartamento-escazu), Trochai registra esa propiedad como el origen del contacto.
Esto le permite:
- Saber exactamente qué propiedad generó el interés.
- Medir cuáles propiedades generan más consultas.
- Personalizar su respuesta mencionando la propiedad de interés.
Consultas de propiedades a través del bot
Cuando el asistente de IA está activo, los contactos pueden hacer preguntas sobre propiedades directamente en WhatsApp. El bot utiliza búsqueda inteligente para encontrar propiedades que coincidan con los criterios del contacto:
- "Busco un apartamento de 2 habitaciones en Escazú" — El bot busca propiedades que coincidan con ubicación, tipo y habitaciones.
- "Algo con piscina por menos de $1500" — El bot filtra por amenidades y precio.
- "Qué tienen en Santa Ana?" — El bot busca todas las propiedades disponibles en esa zona.
Estas interacciones quedan registradas en el historial de la conversación, lo que le permite ver exactamente qué buscó cada contacto.
Para que la búsqueda inteligente funcione, sus propiedades deben estar registradas y activas en la sección de Propiedades. El bot utiliza la información de sus propiedades para responder a los contactos.
Consultas sobre proyectos
Además de propiedades individuales, los contactos pueden consultar sobre proyectos inmobiliarios (condominios, residenciales, plazas comerciales):
- "Qué proyectos tienen?" — El bot muestra los proyectos disponibles.
- "Busco algo en Torres del Valle" — El bot busca por nombre de proyecto.
La información del proyecto (estado de construcción, fecha de entrega, rango de precios, amenidades) se incluye automáticamente en las respuestas del bot.
Asignación de contactos
Los contactos se asignan a agentes específicos de varias maneras:
Asignación automática
Cada canal de WhatsApp tiene sus propias reglas de asignación. Según la configuración del canal, los nuevos contactos pueden asignarse automáticamente:
| Modo | Descripción |
|---|---|
| Manual | Los contactos llegan sin asignación. Cualquier agente puede tomarlos. |
| Round-robin | Los contactos se distribuyen equitativamente entre los agentes miembros del canal. |
| Por propiedad | Los contactos se asignan al agente responsable de la propiedad consultada (si es miembro del canal). |
| Reclamar | Los contactos aparecen como no asignados y los agentes los reclaman voluntariamente. |
La configuración de asignación se gestiona por canal en Configuración > Canales. Solo los miembros del canal son considerados para la asignación automática.
Asignación manual
Desde la barra de herramientas de cualquier conversación, un administrador o agente puede reasignar la conversación a otro agente. Consulte Detalles del Contacto para conocer los pasos.
Línea de tiempo de actividad
El historial de cada contacto está disponible a través de su conversación. La línea de tiempo incluye:
- Mensajes intercambiados — Todos los mensajes enviados y recibidos, con fecha y hora.
- Respuestas del bot — Claramente marcadas con un icono de bot para distinguirlas de las respuestas de agentes.
- Mensajes del sistema — Notificaciones automáticas (por ejemplo, confirmaciones de visita).
- Notas internas — Comentarios del equipo (visibles solo desde el panel de notas, no en el flujo de mensajes).
- Cambios de estado — Cuando la conversación cambia de estado (abierta, en progreso, cerrada).
- Reasignaciones — Cuando la conversación se reasigna a otro agente.
Tipos de mensajes
Los contactos pueden enviar y recibir diferentes tipos de mensajes:
| Tipo | Descripción | Icono en vista previa |
|---|---|---|
| Texto | Mensajes de texto regulares | (texto visible) |
| Imagen | Fotos y capturas de pantalla | [Imagen] |
| Video | Archivos de video | [Video] |
| Audio | Mensajes de voz y archivos de audio | [Audio] |
| Documento | PDFs y otros documentos | [Documento] |
| Ubicación | Ubicaciones compartidas por el contacto | [Ubicación] |
| Sticker | Stickers de WhatsApp | [Sticker] |
| Plantilla | Plantillas de mensajes aprobadas | [Plantilla] |
| Interactivo | Mensajes con botones o listas | [Interactivo] |
Todos estos tipos se muestran correctamente en la bandeja de entrada. Las imágenes y videos se muestran como miniaturas, los documentos como enlaces descargables, y los audios con un reproductor integrado.
Buenas prácticas
A continuación, algunas recomendaciones para gestionar sus contactos eficientemente:
Nombre sus contactos
Cuando un nuevo contacto llega, tome un momento para actualizar su nombre a algo reconocible. Esto facilita encontrar la conversación más adelante.
Use etiquetas consistentemente
Defina un conjunto de etiquetas estándar para su equipo (por ejemplo: "Comprador", "Inquilino", "Inversor", "Urgente", "VIP") y úselas de manera consistente. Esto facilita el filtrado y permite generar reportes más precisos.
Documente en notas internas
Después de cada interacción significativa (llamada, visita, cambio de requisitos), agregue una nota interna. Esto ayuda a que cualquier agente del equipo pueda retomar la conversación con contexto completo.
Actualice el estado del contacto
Mantenga el estado del embudo actualizado. Esto no solo le ayuda a dar seguimiento, sino que alimenta las analíticas de su agencia y le permite medir la efectividad de su proceso de ventas.
Recuerde que la visibilidad de contactos depende del rol. Si asigna un contacto a un agente y luego necesita reasignarlo, asegúrese de hacerlo desde una cuenta de administrador que tenga visibilidad completa.
Priorice la atención humana
Revise regularmente el filtro de "Atención humana" para atender las conversaciones donde el bot solicitó su intervención. Estas conversaciones suelen ser las más importantes porque el bot detectó que no podía resolver la consulta automáticamente.
Próximos pasos
- Contactos (Vista General) — Vuelva a la descripción general de contactos.
- Analíticas — Vea las métricas del embudo de leads y tasas de conversión.
- Asistente de IA — Aprenda cómo funciona el bot y cómo gestionar las escalaciones.
- Propiedades — Gestione su inventario de propiedades para potenciar las respuestas del bot.