Invitar al Equipo
Agregue agentes y administradores a su organización en Trochai. Asigne roles y gestione permisos.
Invitar al Equipo
Trochai está diseñado para trabajo en equipo. Puede invitar a los agentes de su agencia inmobiliaria para que atiendan conversaciones de WhatsApp, y a otros administradores para que le ayuden a gestionar la plataforma.
Solo los usuarios con rol de Administrador pueden invitar nuevos miembros al equipo. Los agentes y visores no tienen acceso a esta sección.
Roles disponibles
Trochai ofrece tres roles con diferentes niveles de acceso:
Administrador
El rol con mayor nivel de acceso. Los administradores pueden:
- Ver y responder todas las conversaciones de WhatsApp.
- Crear, editar y eliminar propiedades y proyectos.
- Crear y gestionar plantillas de mensajes.
- Ver analíticas y reportes.
- Acceder a todas las configuraciones: organización, canales de WhatsApp, usuarios, asignación, bot, facturación y etiquetas.
- Invitar y eliminar miembros del equipo.
- Cambiar roles de otros usuarios.
Agente
El rol principal para el equipo de ventas. Los agentes pueden:
- Ver y responder conversaciones de WhatsApp asignadas o de la bandeja general.
- Crear, editar y eliminar propiedades y proyectos.
- Crear y gestionar plantillas de mensajes.
- Ver analíticas y reportes.
- Acceder a su perfil y preferencias personales.
Los agentes no pueden acceder a la sección de Configuración (excepto su perfil y preferencias).
Visor
Un rol de solo lectura, útil para supervisores o personal de soporte. Los visores pueden:
- Ver conversaciones de WhatsApp (sin responder).
- Ver propiedades y proyectos (sin editar).
- Ver plantillas (sin crear ni editar).
- Ver analíticas y reportes.
- Acceder a su perfil y preferencias personales.
Los visores no pueden enviar mensajes, crear contenido ni acceder a configuraciones.
Limites de usuarios por plan
Cada plan tiene un número máximo de usuarios (asientos):
| Plan | Usuarios incluidos |
|---|---|
| Solo | 1 |
| Pro | 5 |
| Enterprise | 15 |
Cada plan incluye un número fijo de usuarios. No se pueden agregar usuarios adicionales más allá del límite del plan.
Si alcanza el límite de usuarios de su plan, el botón de invitar se deshabilitará. Deberá actualizar su plan o eliminar usuarios existentes para agregar nuevos.
Cómo invitar a un miembro del equipo
Ir a Configuración > Usuarios
Desde la barra lateral, haga clic en Configuración y luego seleccione la pestaña Usuarios.
Verá una tabla con todos los usuarios actuales de su organización, junto con una barra de progreso que muestra cuántos asientos ha usado de los disponibles en su plan.
Hacer clic en "Invitar usuario"
Haga clic en el botón Invitar usuario que aparece en la esquina superior derecha, junto a la barra de progreso de asientos.
Completar los datos de la invitación
En el diálogo que aparece, ingrese:
- Correo electrónico: El correo de la persona que desea invitar. Se le enviará un enlace de invitación a este correo.
- Nombre completo: El nombre de la persona tal como aparecerá en la plataforma.
- Rol: Seleccione el rol que tendrá el nuevo miembro:
- Administrador -- Acceso total.
- Agente -- Puede atender conversaciones y gestionar propiedades.
- Visor -- Solo puede ver información, no editar ni responder.
Enviar la invitación
Haga clic en Enviar. El sistema enviará un correo electrónico de invitación con la marca de Trochai al correo ingresado.
La persona invitada aparecerá en la tabla de usuarios con un badge ámbar "Invitado" que indica que aún no ha aceptado la invitación.
Las invitaciones pendientes no cuentan hacia el límite de puestos de su plan. El puesto se ocupa cuando el usuario acepta la invitación.
Invitaciones pendientes
Las invitaciones que aún no han sido aceptadas aparecen en la tabla de usuarios con un badge ámbar "Invitado" junto al nombre del usuario. Desde ahí puede:
- Ver el estado: El badge ámbar le permite identificar rápidamente qué invitaciones están pendientes.
- Revocar la invitación: Haga clic en el icono de eliminar junto al usuario invitado para cancelar la invitación. Esto invalida el enlace enviado por correo.
Los enlaces de invitación expiran después de 7 días. Si la persona no acepta a tiempo, deberá revocar la invitación y enviar una nueva.
Cómo acepta la invitación el miembro del equipo
Cuando un miembro del equipo recibe la invitación por correo electrónico:
Abrir el correo de invitación
El correo contiene un enlace para unirse a la organización. El miembro debe hacer clic en el botón de invitación en el correo.
Crear su contraseña
Al hacer clic en el enlace, será redirigido a una página de registro dedicada donde deberá:
- Establecer una contraseña (mínimo 8 caracteres).
- Aceptar los Términos de Servicio y la Política de Privacidad marcando la casilla correspondiente.
- Hacer clic en Crear cuenta para completar el registro.
Acceder a la plataforma
Una vez creada la cuenta, el usuario será redirigido automáticamente a la bandeja de entrada y podrá comenzar a usar Trochai inmediatamente.
Administrar el equipo
Cambiar el rol de un usuario
Para cambiar el rol de un miembro del equipo:
- Vaya a Configuración > Usuarios.
- En la columna Rol, haga clic en el selector desplegable del usuario que desea modificar.
- Seleccione el nuevo rol (Administrador, Agente o Visor).
- El cambio se aplica inmediatamente.
No puede cambiar su propio rol. Si necesita cambiar el rol del único administrador, primero asigne a otro usuario como administrador.
Disponibilidad de agentes
En la tabla de usuarios, la columna Disponibilidad muestra si un agente está disponible para recibir nuevas conversaciones asignadas:
- Disponible (indicador verde) -- El agente puede recibir asignaciones automáticas.
- No disponible (indicador gris) -- El agente no recibirá nuevas asignaciones automáticas.
Cada usuario puede cambiar su propia disponibilidad desde su perfil o preferencias.
Eliminar un usuario
Para eliminar a un miembro del equipo:
- Vaya a Configuración > Usuarios.
- Haga clic en el icono de eliminar (papelera) junto al usuario que desea remover.
- Confirme la eliminación en el diálogo de confirmación.
Eliminar un usuario es una acción permanente. Las conversaciones que tenía asignadas quedarán sin asignar. No puede eliminarse a usted mismo.
Resumen de permisos por rol
| Función | Administrador | Agente | Visor |
|---|---|---|---|
| Ver conversaciones | Sí | Sí | Sí |
| Responder conversaciones | Sí | Sí | No |
| Gestionar propiedades | Sí | Sí | No |
| Gestionar proyectos | Sí | Sí | No |
| Gestionar plantillas | Sí | Sí | No |
| Ver analíticas | Sí | Sí | Sí |
| Configurar organización | Sí | No | No |
| Configurar WhatsApp | Sí | No | No |
| Invitar usuarios | Sí | No | No |
| Configurar bot | Sí | No | No |
| Gestionar facturación | Sí | No | No |
| Perfil y preferencias | Sí | Sí | Sí |
Siguientes pasos
Con su equipo configurado, es momento de conocer la interfaz de Trochai para sacarle el máximo provecho.