Notas Internas
Mensajes privados para su equipo dentro de cada conversación, invisibles para el contacto.
Notas Internas
Las notas internas son mensajes privados que los miembros de su equipo pueden escribir dentro de una conversación. Estas notas son completamente invisibles para el contacto de WhatsApp y sirven para coordinar entre agentes, dejar comentarios sobre un lead o registrar decisiones importantes.
Abrir el panel de notas
Seleccione una conversación en la bandeja de entrada.
En la barra de herramientas, haga clic en el botón Notas (icono de nota adhesiva).
Se abre un panel lateral (sheet) a la derecha con el título "Notas Internas".
El panel muestra las notas existentes y un formulario para agregar nuevas notas en la parte superior.
Agregar una nota
Abra el panel de notas como se indica arriba.
Escriba el contenido de su nota en el campo de texto. El placeholder indica "Escribe una nota interna..."
Haga clic en el botón Agregar nota.
La nota aparecerá inmediatamente en la lista, mostrando su nombre, avatar y la fecha/hora de creación.
Anatomía de una nota
Cada nota interna muestra:
- Avatar del autor: foto de perfil del miembro del equipo que escribió la nota (o la inicial de su nombre).
- Nombre del autor: nombre completo del miembro del equipo.
- Fecha y hora: cuándo se creó la nota (formato: "Mar 15, 14:30").
- Contenido: el texto de la nota, que preserva saltos de línea.
Las notas se muestran en orden cronológico inverso: las más recientes arriba.
Notas automáticas del sistema
Además de las notas escritas por agentes, Trochai genera notas automáticas del sistema cuando ocurren eventos importantes en la asignación de conversaciones. Estas notas no tienen un autor humano y documentan decisiones tomadas automáticamente:
- Cuando round-robin asigna a un agente que no está disponible
- Cuando una propiedad no tiene agente asignado y se usa round-robin como respaldo
- Cuando un lead es asignado a un agente no disponible por ser el responsable de la propiedad
Estas notas ayudan al equipo a entender por qué una conversación fue asignada de cierta manera.
Las notas del sistema se distinguen porque no tienen un autor específico. Documentan decisiones automáticas del motor de asignación.
Diferencia con los mensajes
Es importante entender la diferencia:
| Aspecto | Mensajes | Notas Internas |
|---|---|---|
| Visible para el contacto | Sí | No |
| Se envían por WhatsApp | Sí | No |
| Ubicación | Panel central de mensajes | Panel lateral de notas |
| Autores | Agentes, bot, contacto | Solo miembros del equipo y sistema |
| Propósito | Comunicación con el cliente | Coordinación interna del equipo |
Las notas internas nunca se envían al contacto de WhatsApp. Son estrictamente privadas para su equipo. Sin embargo, asegúrese de escribir notas en el panel correcto; si escribe en el compositor de mensajes en vez del panel de notas, el mensaje se enviará al contacto.
Casos de uso comunes
Transferencia de turno
Cuando un agente termina su turno, puede dejar una nota interna resumiendo el estado de la conversación para el siguiente agente:
"El cliente está interesado en la propiedad en Santa Ana. Quiere visitar este sábado. Pendiente confirmar hora."
Información del lead
Documente información relevante sobre el lead que no cabe en otros campos:
"Presupuesto real: $350k-$400k. Trabaja en HP Costa Rica. Reubicación desde Heredia."
Instrucciones para el equipo
Deje instrucciones específicas para otros miembros del equipo:
"No enviar propiedades en Guanacaste. Solo busca en el GAM."
Seguimiento
Registre compromisos y seguimientos pendientes:
"Prometimos enviar fotos adicionales del área de piscina. Solicitar al propietario."
Visibilidad
Todos los miembros del equipo con acceso a la conversación pueden ver las notas internas. No hay notas privadas por agente; todas las notas son compartidas con el equipo.
Páginas relacionadas
- Conversaciones — gestión de conversaciones
- Asignaciones — notas automáticas de asignación
- Enviar Mensajes — para comunicarse con el contacto (no confundir con notas)